Обязанности:
Осуществляю работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
Принимаю поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передаю ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
Принимаю документы и личные заявления на подпись руководителя;
Вызываю по поручению руководителя для внутренних переговоров заместителей начальника, начальников структурных подразделений и работников Мостоотряда №3;
Отвечаю на телефонные звонки, фиксирую и передаю служебную информацию руководителю, организую проведение телефонных переговоров руководителя, а также сотрудников структурных подразделений Мостоотряда №3;
Формирую, регистрирую письма (ценные письма) для отправки с помощью отделения «Почта России» и экспресс почты «Dimex» три раза в неделю;
Принимаю и отправляю факсы предприятиям и организациям;
Иногда по поручению руководителя составляю письма, запросы, другие документы;
Один раз в полугодие занимаюсь подпиской необходимой корреспонденции в почтовом отделении «Почта России»;
Подготавливаю документы для тиражирования на множительной технике, а также копирую документы на персональном ксероксе;
Выполняю работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), уведомляю и собираю подписи на готовом протоколе совещания;
Обеспечиваю рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
Организую прием посетителей, содействую оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Оформляю документы по представительским расходам, составляю авансовые отчеты;
Формирую дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечиваю их сохранность и в установленные сроки сдаю в архив;
Организую командировки руководителя и его заместителям: заказываю авиа- и железнодорожные билеты, бронирую гостиницы;
Табелирую сотрудников Аппарата управления и Структурных подразделений Мостоотряда №3;
Выполняю отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;
Вступаю во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности входящих в мою компетенцию;
Для приготовления чая и кофе – закупаю необходимую продукцию.